Cómo importar hojas de cálculo o de datos de texto en una tabla de Microsoft Access

Al importar datos, se incluye información de otros programas o fuentes sin tener que entrar en cada registro de forma manual. Es más fácil para importar datos de una hoja de cálculo o archivo de texto, y usted tiene que asegurarse de que los datos coinciden con los campos de la tabla de base de datos. Estas instrucciones funcionan para Access 97.

Lo que necesita

Microsoft Access Suggest Edits pegar desde otra aplicación

Abra el archivo de base de datos en Microsoft Access.

Use la tecla F11 para abrir la ventana Base de datos.

Haga clic en la ficha Tabla. Una lista de las tablas aparece.

Seleccione la tabla que desea trabajar y haga clic en Abrir.

Abra la aplicación que contiene los datos que desea traer pulg Asegúrese de que los datos están en un formato que Access puede utilizar. Si la información está en un procesador de texto, debe tener el formato de una tabla o cada "campo" deben estar separados por tabuladores.

Asegúrese de que el orden de las columnas en los datos que se van pegadas coincide con el orden de los campos en la tabla de base de datos.

Seleccione las filas que desea copiar y, a continuación, seleccione Copiar en el menú Edición.

Volviendo al acceso, decidir si desea reemplazar los registros antiguos con los nuevos, o si desea agregar los nuevos registros al final de la ficha técnica.

Para reemplazar, seleccione los registros que se sustituyen, a continuación, haga clic en Pegar en el menú Edición. Los registros reemplazan a los que usted ha elegido.

Para pegar los registros al final de la hoja de datos, vaya al menú Edición y haga clic en Pegar datos anexados. Los registros se mostrarán en la parte inferior de la hoja.

Importación de una hoja de cálculo o archivo de texto

Darse cuenta de que los datos se pueden importar directamente en una tabla sólo si la aplicación externa es una hoja de cálculo o archivo de texto.

Abra la ventana Base de datos.

En el menú Archivo, seleccione Obtener datos externos y, a continuación, en Importar.

Desplazarse por las carpetas hasta que encuentre el archivo que contiene los datos que desea importar.

Seleccione el archivo y haga clic en Importar.

Aparece el Asistente de importación. Utilice el asistente para importar los datos. Cuando se le pregunta, seleccione la tabla que desea recibir los nuevos datos.

Consejos y advertencias

Pueden producirse problemas si los datos importados no coinciden con los campos de la tabla de Access.